Privatlivspolitik

Dataansvarlig og databehandler

Jointrail udvikles og drives af Fenri AMBA (CVR 46169913), København, Danmark. Fenri AMBA er dataansvarlig for de oplysninger, vi behandler om vores egne kunder — konto, organisation og fakturering. For de oplysninger, jeres deltagere afgiver, er I som arrangør dataansvarlig, og Fenri er databehandler, der kun behandler oplysningerne efter jeres instruks. Er du deltager på en begivenhed, skal du derfor henvende dig til arrangøren, hvis du vil bruge dine rettigheder — vi hjælper arrangøren med at svare dig.

Oplysninger om konto og organisation

Når I opretter en konto, behandler vi e-mailadressen på hver bruger, organisationens navn, brugerens rolle og tidspunkterne for oprettelse og login. Oplysningerne bruges til at give adgang, sende beskeder om driften og fakturere. Grundlaget er, at behandlingen er nødvendig for at opfylde aftalen med jer.

Oplysninger om deltagere

Ved en tilmelding gemmes præcis de felter, arrangøren selv har sat op i formularen — typisk navn og e-mail — sammen med tidspunktet for et eventuelt samtykke og den udgave af formularen, der blev svaret på. Svarene ligger samlet på tilmeldingen, så et svar altid kan vises, som formularen så ud, da det blev afgivet, og så en sletning fjerner hele svaret i én handling. Den evalueringsformular, vi leverer, spørger ikke om navn eller e-mail, og et evalueringssvar bærer ingen kobling til en tilmelding — det kan derfor ikke føres tilbage til den enkelte deltager. Hvad formularerne spørger om, bestemmer arrangøren selv.

Hvor oplysningerne ligger

Al drift foregår i EU. Database, login og filer kører på vores egen Supabase-installation på servere hos Hetzner i Tyskland. Oplysninger sendes krypteret (TLS), og disk og database er krypteret. Ingen amerikansk leverandør indgår i datastrømmen for deltageroplysninger.

AI-analyse af skriftlige svar

Skriftlige evalueringssvar kan analyseres automatisk, så arrangøren får et sammendrag og de gennemgående temaer frem for hundredvis af løse kommentarer. Analysen laves af Mistral AI, en fransk leverandør med data i EU, som efter sine vilkår ikke træner modeller på det, vi sender. Der sendes de anonyme svartekster sammen med spørgsmålenes tekst og de samlede bedømmelser — og til forslag til næste begivenhed også begivenhedens titel og sted. Tilmeldinger og kontaktoplysninger sendes aldrig. Skriv til os, hvis funktionen skal slås fra for hele organisationen.

Opbevaring og sletning

Arrangøren sætter en opbevaringsperiode for hver begivenhed. Når perioden er udløbet, sletter Jointrail tilmeldinger og evalueringssvar automatisk. En enkelt tilmelding kan desuden slettes med det samme, og sletningen fjerner hele svaret. Kontooplysninger opbevares, så længe organisationen har en konto hos os; skriv til os, hvis kontoen og oplysningerne skal slettes, så gør vi det — bortset fra de faktureringsoplysninger, bogføringsloven kræver, vi gemmer.

Hvem der har adgang

Adgang styres af rollerne i organisationen. Ejere og administratorer kan se de enkelte tilmeldinger og de enkelte evalueringssvar. Redaktører kan ikke se tilmeldinger, men de kan se evalueringsrapporten, hvor anonyme fritekstsvar vises, som de er skrevet. Hos Fenri har kun de medarbejdere, der har brug for det for at drive tjenesten, adgang til systemerne.

Cookies og statistik

Vi bruger kun de cookies, der er nødvendige for at holde dig logget ind. Der er ingen analyseværktøjer, ingen annoncetracking og ingen profilering, og siderne indlæser ikke scripts fra tredjeparter. Dit valg af lyst eller mørkt tema gemmes lokalt i din egen browser.

Spamværn på offentlige formularer

Offentlige tilmeldings- og evalueringsformularer er beskyttet med et skjult felt og en grænse for, hvor mange indsendelser der kan komme fra samme IP-adresse inden for kort tid. IP-adressen holdes kortvarigt i serverens hukommelse for at tælle indsendelser og skrives aldrig til databasen eller til logfiler. Vi bruger ikke Google reCAPTCHA.

Underdatabehandlere

Vi bruger et fast og kort sæt af underdatabehandlere. Det er den samme liste, som ligger i den compliance-pakke, arrangører kan hente inde i Jointrail:

Eneste databehandler uden for EU er Stripe, som kun ser faktureringsidentitet — aldrig deltageroplysninger.

Dine rettigheder

Efter databeskyttelsesforordningen har du ret til:

• at få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig
• at få urigtige oplysninger rettet
• at få oplysninger slettet
• at få behandlingen begrænset
• at gøre indsigelse mod behandlingen
• at få udleveret dine oplysninger i et almindeligt format

Er du deltager på en begivenhed, er det arrangøren, der skal behandle din henvendelse. Skriv til arrangøren — eller til os, så viser vi dig videre.

Du kan klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med, hvordan dine oplysninger bliver behandlet.

Kontakt

Har du spørgsmål til denne politik, eller vil du bruge en af dine rettigheder, er du velkommen til at skrive til os: